Quản lý dự án và những điều bạn cần biết về quản lý dự án

Quản lý dự án là gì – Các giai đoạn của Quản lý dự án bao gồm những gì? Quản lý dự án là một trong những hoạt động quan trọng và thiết yếu với các công ty, doanh nghiệp và tổ chức. Hoạt động quản lý dự án không đơn thuần là giám sát thực hiện. Chúng bao gồm cả các công tác lập kế hoạch huy động nguồn lực giám sát thực hiện và tổ chức thực hiện. Vậy Đặc điểm của dự án và những sai lầm thường mắc phải trong hoạt động quản lý dự án mà chúng ta cần phải lưu ý

Tổng quan về Quản lý dự án

Quản lý dự án là gì? Quản lý dự án là môt hoạt động quản trị bao gồm nghiên cứu, lập kế hoạch, tổ chức, giám sát thực hiện và thực hiện các yêu cầu đề ra của dự án.  Các hoạt động này nhằm đảo bảo cho dự án đi đúng hướng, hoàn thành đúng thời gian và đạt được kết quả như mục tiêu đề ra.

Đặc điểm dự án là gì?

Trước khi cùng nhau tìm hiểu về đặc điểm của quản lý dự án chúng ta sẽ cùng nhau điểm qua các đặc điểm của dự án. Mỗi một dự án khác nhau sẽ có những đặc điểm riêng và hoạt động quản trị cũng vậy. Khi có một dự án nào đó được hình thành dựa trên các đặc thù của dự án mà chúng ta có thể đưa ra phương án án quản trị chị phù hợp. Dưới đây là một số đặc điểm cơ bản của dự án mà bạn cần phải biết.

      • Mục tiêu rõ ràng: Một dự án bất kỳ cần có một mục đích với kết quả rõ ràng. Thông thường kết quả của các dự án được biểu thị bởi những con số. Nó thể hiện được mục đích nguyện vọng sự khác biệt và đặc trưng cơ bản của một dự án. 
      • Tính hữu hạn của một dự án.  Một dự án bất kỳ cho dù ngắn hay dài đều có một thời gian hữu hạn để hoàn thành. Không có dự án nào kéo dài mãi mãi, chúng luôn trải qua các giai đoạn hình thành phát triển và kết thúc. 
      • Nguồn lực khác nhau: Mỗi một dự án khác nhau yêu cầu một nguồn lực về con người phần cứng phần mềm tài chính và các nguồn lực hỗ trợ khác. Dù ít hay nhiều một dự án cần huy động tổng hợp các nguồn lực sẵn có hoặc bên ngoài.
      • Dự án có rủi ro: Không một dự án nào nào chắc chắn thành công. Mọi dự án đều mang cho mình hình sự rủi ro nhất định. Người làm quản trị giá tốt là người có thể dự đoán và quản trị tốt nhất những rủi ro có thể xảy ra.

Chức năng của Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là tổ chức quản lý giám sát quá trình thực hiện các dự án cụ thể trong một khoảng thời gian nhất. Vậy các chức năng chính của quản lý dự án là gì?

      • Chức năng tổ chức: Khi nói đến các chức năng của quản lý dự án người ta sẽ nghĩ ngay đến chức năng tổ chức thực hiện. Người làm quản lý dự án sẽ tiến hành các hoạt động phân bổ nguồn lực ốc một cách phù hợp. Các nguồn lực mà nhà quản trị có được bao gồm tiền, con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất.
      • Chức năng lãnh đạo: Một nhà quản trị dự án chắc chắn phải có khả năng lãnh đạo. Họ là người trực tiếp quản lý và điều hành tổ chức của mình. Không chỉ là người giám sát họ còn có trách nhiệm dẫn dắt và chịu trách nhiệm về dự án
      • Chức năng lập kế hoạch:  Chức năng cơ bản tiếp theo của quản lý dự án đó là lập kế hoạch. Đây cũng là chức năng đầu tiên được nghĩ tới i khi một dự án được hình thành. Người quản lý dự án phải có khả năng lập kế hoạch bao gồm các công việc như sau:  Xác lập mục tiêu dự án, Dự tính nguồn lực cần thiết, Xây dựng kế hoạch thực hiện, Phân bổ nguồn lực, Tìm kiếm sự hỗ trợ.
      • Chức năng kiểm soát. Chức năng kiểm soát dự án là một trong những chức năng cơ bản và. Nó góp phần quyết định đến tiến độ kết quả của một dự án. Đây là hoạt động kiểm tra phân tích, đánh giá, tổng hợp và báo cáo kết quả hoạt động.

Tham khảo thêm Cách Viết CV đúng chuẩn để có thể trinh phục nhà tuyển dụng và có được vị trí mơ ước nhé.

Tổng quan về Quản lý dự án là gì

Các giai đoạn của quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án là một quy trình hình phức tạp đòi hỏi sự phối kết hợp của nhiều hoạt động quản trị khác nhau. Thông thường một dự án được phát triển trải qua 4 giai đoạn cơ bản bao gồm: Hình thành, phát triển, trưởng thành, và kết thúc.

      • Giai đoạn hình thành của dự án: Đây là giai đoạn đầu tiên của một dự án, chúng tập trung vào việc xác lập các mục tiêu cũng như quy mô của dự án. Đội ngũ quản trị cần phải dự đoán được tính khả thi dựa trên các yếu tố sẵn có và huy động được trong tương lai. Người quản trị dự án càng có kinh nghiệm thì sai số số dự tính càng thấp. 
      • Giai đoạn phát triển của dự án: Giai đoạn phát triển của dự án là giai đoạn giữa có vai trò quyết định then chốt của một dự án. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động xây dựng dự án, lên kế hoạch thực hiện và thực, phân bổ nguồn lực, giám sát, thống kê, đánh giá, và báo cáo.
      • Giai đoạn trưởng thành của quản lý dự án: Đây là giai đoạn đánh giá bước phát triển của một dự án. Khi các hoạt động của dự án đã đi vào vùng và hình thành các hình thái đầu tiên. Người quản trị có thể tiến hành các hoạt động đào tạo, truyền thông, quy hoạch, thiết kế và bố trí triển khai công việc theo một quy trình được xây dựng sẵn.
      • Giai đoạn kết thúc của quản lý dự án: Đây là giai đoạn mà nhà quản trị hoàn thành hoạt động triển khai dự án. Lúc này dự án đã có kết quả, nhà quản trị có thể để đánh giá phân tích Kích và nhìn nhận lại hiệu quả của dự án đã đạt được. 

Những nhóm công việc của hoạt động quản lý dự án là gì. 

Thông thường hoạt động quản lý dự án bao gồm 5 hoạt động chính. Đây cũng là 5 nhóm công việc cần phải thực hiện để có thể để xây dựng và hoàn thiện một dự án. Các nhóm công việc này bao gồm: Khởi tạo dự, lên kế hoạch, thực thi dự án, theo dõi, kết thúc và đóng dự án.

Tùy vào quy mô lớn nhỏ của dự án khác nhau mà hoạt động quản trị có thể thay đổi linh hoạt. Các nhóm công việc có thể thay đổi và không đúng với kế hoạch đã đề ra ban đầu. Tuy vậy một dự án tốt là một dự án đi đúng hướng và có sai số so với kế hoạch thấp nhất. Quá trình triển khai dự án phải đảm bảo các hoạt động không vượt quá khả năng năng quản trị. 

Sau khi một dự án kết thúc nhà quản trị dự án cần cần có các xem xét đánh giá và phân tích lại dự án đã được xác lập. Việc đánh giá dự án cho phép nhà quản trị có cách nhìn tổng quan về dự án. và rút kinh nghiệm cho những dự án kế tiếp.

Những sai lầm cơ bản của hoạt động quản lý dự án là gì. 

Đứng ở vị trí của một người lãnh đạo bạn cần phải lưu ý và tránh những sai lầm cơ bản. Không chỉ là người dẫn dắt lên ý tưởng và thực hiện các hoạt động. Bạn cũng cần đảm bảo rằng đang thực hiện đúng chức trách và nhiệm vụ của mình. Dưới đây là một số sai lầm cơ bản của các hoạt động quản trị dự án mà những nhà lãnh đạo thường xuyên gặp phải.

1. Quá ôm đồm

Đây là những lỗi cơ bản nhất của các nhà quản trị thường xuyên gặp phải. Đặc biệt với các nhà quản trị dự án nhỏ lẻ. Thông thường những nhà quản lý dự án là những người có kinh nghiệm và kỹ năng tốt nhất trong nhóm. Vì vậy trong quá trình triển khai thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Những nhà quản trị này có xu hướng xen vào công việc của các cá nhân trong nhóm. Việc này không chỉ làm kìm hãm sự phát triển của các ý tưởng sáng tạo. Nó còn biến bạn trở thành một nhân viên Mẫn cán nhất của tổ chức.

 Việc ôm đồm nhiều việc cũng làm giảm khả năng phán đoán, suy xét và đánh giá của nhà lãnh đạo. Vì vậy hãy cố gắng ảnh lập kế hoạch và triển khai theo đúng những gì bạn đã đề ra. Tránh việc ôm đồm nhiều việc và tham gia quá sâu vào công việc của đội nhóm.

2. Học cách tin tưởng và giao việc

Sai lầm tiếp theo của hoạt động quản lý dự án của các nhà lãnh đạo đó là là thiếu sự tin tưởng ảnh với nhân viên của mình. Với các công việc quan trọng họ thường không dám ra cho cấp dưới. Những công việc đơn giản thì thì họ cảm thấy lãng phí nguồn lực. Việc này dẫn đến các hoạt động của dự án bị đình trệ kệ và bế tắc. 

Hãy nhớ rằng một tổ chức được xây dựng nhằm giải quyết bài toán về khả năng xử lý công việc. Mỗi một cá nhân trong tổ chức có kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm trong lĩnh vực của họ. Nhiệm vụ của bạn là giao cho họ họ trách nhiệm và quyền lợi phù hợp. Cho họ được quyền thực thi giám sát và thực hiện các các đầu mục công việc trong một dự án. Có như vậy bạn mới có thể huy động được sức mạnh tổng hợp từ các nguồn lực khác nhau

3. Sai lầm trong giao việc và giám sát thực hiện.

Sai lầm tiếp theo trong hoạt động quản lý dự án bán đến từ hoạt động giao việc và giám sát thực hiện. Thông thường những nhà quản trị chị chỉ giao việc cho nhân sự và chờ đợi đánh giá khi mọi việc đã đến hạn báo cáo. Việc này dẫn tới một số trường hợp công việc đã được giao nhưng không được thực hiện theo đúng kế hoạch đề ra.

Là một nhà quản trị bạn không chỉ có nghĩa vụ giao việc mà bạn cần có trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện. Hãy liên tục đưa ra lời nhắc nhở khuyến khích và các câu hỏi mày phù hợp để giám sát quá trình thực thi nhiệm vụ. Một số câu hỏi bạn cần thường xuyên đưa ra bao gồm: “Công việc của em đến đâu rồi”; “Quá trình triển khai công việc có gặp khó khăn gì không;” “Em có cần hỗ trợ hay yêu cầu nào khác không’.

4. Không có dự phòng rủi ro

Hai lầm tiếp theo trong hoạt động quản lý dự án đó là thiếu kế hoạch dự phòng rủi ro. Thông thường những nhà quản trị trẻ chỉ dừng lại ở việc xác lập mục tiêu và thực hiện hành động. Họ quên mất rằng mọi dự án đều có tính rủi ro tiềm ẩn trong quá trình hoạt động. Vì vậy trong hoạt động quản lý bạn cần phải có những dự trù rủi ro cho dự án của mình. Hãy đưa ra các các dung sai dành cho kết quả  dựa trên tính khả thi mà dự án bạn quản lý. Việc này giúp cho dự án của bạn triển khai một cách trơn tru và nằm trong tầm kiểm soát. 

Những sai lầm trong quản lý dự án

Tổng kết về quản lý dự án là gì?

Như vậy trinhducduong.com vừa cùng các bạn tìm hiểu về khái niệm Quản lý dự án là gì. Đồng thời cũng nhau điểm qua các đặc trưng cơ bản, các hoạt động, cũng như những sai lầm thường gặp của hoạt động quản lý dự án. Theo đó: Quản lý dự án là một hoạt động bao gồm nghiên cứu lập kế hoạch tổ chức và và giám sát các hoạt động và triển khai một dự án bất kỳ. Hoạt động này nhằm đảm bảo O dự án được hoàn thành đúng thời gian và đạt các mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Mong rằng với những gì chúng tôi vừa chia sẻ với chủ đề “quản lý dự án là gì?. Sẽ giúp các bạn có được cách nhìn tổng quan và đúng đắn về khái niệm này. Trong quá trình xây dựng nội dung bài viết có thể xảy ra một số lỗi nhất định. Vì vậy chúng tôi rất mong nhận được sự đóng góp nhiệt tình từ phía độc giá, giúp cải thiện chất lượng của nội dung trong các bài viết tiếp theo.